Co powinno być w umowie B2B?

Umowa B2B, czyli kontrakt między dwoma firmami (z angielskiego business-to-business) jest dość częsta. Dotyczy zarówno dużych jak i małych projektów, pozwala zatrudnić małe firmy, najczęściej samozatrudnionych specjalistów/przedsiębiorców (programistów, prawników, lekarzy itd.) jak i nawiązać współpracę z wielką korporacją.

Prosta ale nie do końca…

Taka umowa jest jednocześnie prosta i skomplikowana. Prosta, ponieważ firmy mają prawie, że wolną rękę przy pisaniu takich umów, nie ogranicza ich np. Kodeks pracy ani nie muszą się martwić o przepisy chroniące konsumentów, czyli klientów, którzy nie są przedsiębiorcami (choć tutaj są wyjątki). A ponieważ nie ma dedykowanych przepisów dla umów B2B to najczęściej używamy dla nich dość prostych przepisów o zleceniu. Dlatego w teorii wystarczy, że nie łamie podstawowych reguł polskiego prawa by nie sprawiła kłopotów. Ale to właśnie brak dedykowanych przepisów sprawia, że umowa B2B w praktyce jest skomplikowana.

Jeśli czegoś w tej umowie nie ma to tego nie dostaniesz (np. jeśli w umowie z elektrykiem, nie ma nic o schemacie instalacji to ci go nie da) albo gorzej, nie będziesz wiedział, co robić, jeśli w umowie nie ma na ten temat informacji – jeśli brakuje fragmentu, który dobrze opisuje wypowiedzenie umowy to powstaje sporo problemów, takie podstawowe to:

• Czy możesz wypowiedzieć umowę? Może się okazać, że nie i musisz jej przestrzegać (np. płacić, pracować dla klienta) przez następny rok.
• Ile trwa okres wypowiedzenia? Nie ma (umowa kończy się od razu), tydzień, miesiąc?
• Jak właściwie wypowiedzieć wtedy umowę? Mailem, listem, SMSem?

Co prawda nie ma dedykowanych przepisów dla umów B2B, ale są za to przepisy dotyczące konkretnych rodzajów umów i wtedy to czego w umowie nie zapisałeś, reguluje specyficzny przepis z kodeksu cywilnego np. wiele umów na wykonanie aplikacji czy strony WWW to dla prawa umowy o dzieło, nawet jeśli są to umowy B2B. Stąd lepiej napisać swoje reguły niż zostać zaskoczonym przepisem, o ile oczywiście przepis na to pozwala (więcej o problemach z umową o dzieło pod linkiem).

Ważne elementy w umowie B2B

Z mojego doświadczenia w kontrakcie dla firmy zawsze trzeba pamiętać o tych rzeczach:

• Komparycja –  kto z kim podpisuje umowę
• Reprezentanci – kto podpisuje umowę za daną firmę
• Czego dotyczy umowa
• Wynagrodzenie i płatności
• Odbiór
• Terminy
• Komunikacja
• Rozwiązanie umowy

Komparycja

Na samym wstępie umowy musisz dobrze opisać, firmy, które zawierają umowę. Wiem, że to wydaje się proste, ale za dużo widziałem tutaj błędów. Głównie przez specyfikę polskiego prawa. Z moje doświadczenia najtrudniej poprawnie opisać spółki cywilne oraz sp. z o.o. sp.k. (spółka komandytowa w której spółka z o.o. jest komplementariuszem) – przy tego rodzaju firmach łatwo popełnić błąd, który kontynuowany idzie w kolejne elementy umowy, zwłaszcza reprezentatów (zobacz niżej)  i przez to może ją nawet unieważnić.

Zawsze wpisuj pełną nazwę wszystkich firm na wstępie umowy – jeśli wpiszesz, że jest to umowa między spółką Oprogramowanie a spółką ABC bez podania czy jest to S.A. (spółka akcyjna) czy sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), bez podania NIPu czy KRSu będzie to problem. Może istnieć kilka spółek o tej samej lub podobnej nazwie np. Oprogramowanie sp. z o.o. oraz Oprogramowanie S.A., ale też może się okazać, że Oprogramowanie to nie jest pełna nazwa a istnieje kilka spółek Oprogramowanie Toruń z o.o. czy Oprogramowanie dla firm sp. z o.o. w skrajnym przypadku Oprogramowanie może nie być nazwą firmy tylko jej marką, tak jak Plus jest marką operatora telekomunikacyjnego, ale spółka, która działa pod tą marką nazywa się Polkomtel sp. z o.o.

Reprezentant

Nie każdy może podpisać umowę w imieniu firmy. Jeśli jesteś JDG (jednoosobową działalnością gospodarczą) to podpisujesz umowę sam albo dajesz odpowiednie pełnomocnictwo innej osobie. Przy spółce z KSH np. spółce z o.o. umowę podpisuje zarząd zgodnie z KRSem. Wewnętrzne zasady spółki mogą wymagać podpisów dwóch członków zarządu zamiast jednego, każda ze spółek samodzielnie decyduje kto może podpisać umowę. Z kolei za spółkę cywilną powinni podpisać się wszyscy wspólnicy (tak jest najbezpieczniej). Natomiast sp. z o.o. sp. k. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa) podpisy to istny ból głowy. Taką spółkę reprezentuje jej wspólnik czyli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ale spółka z o.o. nie może podpisać umowy, może to zrobić ktoś w imieniu spółki z o.o. (zarząd, prokurent, pełnomocnik). Dlatego w umowie z sp. z o.o. sp. k. piszemy, że jest to umowa z spółką z ograniczoną odpowiedzialnością spółką komandytową, którą reprezentuje spółka z o.o., którą reprezentuje zarząd albo inna osoba.

Przedmiot i zakres umowy

Dobrze opisz czego dotyczy umowa (tzw. przedmiot umowy), to może być towar lub usługa. Prosty opis Spółka wykona stronę internetową dla firmy ABC bez wpisania, że ta strona ma mieć formularz kontaktowy, bloga oraz podstrony z opisem usług sprawi, że możesz dostać prostego one-pagera, który nie jest tym na co liczyłeś. Podobnie z towarem, zły opis to Przedmiotem umowy jest samochód osobowy BMW G31, z 2020 r.  z silnikiem diesla, lepszy to Przedmiotem umowy jest bezwypadkowy samochód osobowy BMW G31, 540d z 2020 r., z silnikiem diesla o pojemności 2993 cm3,  a najlepiej wpisać nr VIN. Im bardziej szczegółowy opis tym mniej nieporozumień między tobą oraz drugą stroną, zwłaszcza gdy to twój klient.

Wynagrodzenie i płatność

Niby oczywista oczywistość, ponieważ interesy robi się dla pieniędzy ale diabeł tkwi w szczegółach. Dlatego zawsze szczegółowo opisz wynagrodzenie, zwłaszcza co pokrywa a czego nie, wpisz też wynagrodzenie dodatkowe, żeby potem uniknąć problemów np. stawkę za dowóz w innym terminie, zmiany po zatwierdzeniu projektu itd. Przy usługach nie ryczałtowych warto opisać cały mechanizm obliczenia wynagrodzenia, nie tylko podać stawkę godzinową czy dniówkę ale też takie kwestie jak opłaty za spotkania na których nie pojawił się klient, czy sposób liczenia czasu (za rozpoczęte 15 min, rozpoczętą godzinę). Jeśli realizujesz dla klienta większy projekt, która potrwa nieco dłużej podziel go na etapy i wpisz, jaką kwotę należy zapłacić za każdy etap. Dodaj też terminy płatności i opisz je tak by nie wątpliwości do kiedy trzeba zapłacić, proste zdanie Klient zapłaci w ciągu 30 dni potrafi wywołać niezły ból głowy, zwłaszcza przy sporze i liczeniu odsetek, bo z tego zdania nie wiadomo od kiedy biegnie te 30 dni – wykonania usługi, wystawienia faktury, odbioru towaru?

Odbiór

Pięta achillesowa wielu kontraktów czyli jak ustalić czy umowa została wykonana? Nie ma znaczenia czy jest to umowa na fizyczny produkt, usługę czy oprogramowanie, opisz jak będzie wyglądać odbiór, jak i do kiedy zgłaszać uwagi itp. Odbiór jest kluczowym elementem umowy jeśli klient bez niego nie zapłaci (co często widzę w umowach), wtedy dobry opis procedury odbioru ma bardzo duże znaczenie. Nie raz widziałem umowę napisaną tak, że na odbiór (czyli tez pieniądze) firmy czekały miesiącami, dlatego warto wpisać odpowiednie bezpieczniki. Najprostszy to przyjęcie, że brak uwag w ciągu kilku dni czy tygodni to odbiór bez zastrzeżeń (odbiór milczący). To pozwala wystawić fakturę i zamknąć projekt bez siedzenia na szpilkach.

Terminy

Wszystkie umowy mają jakieś terminy, zwłaszcza takie które są ważne. Dlatego przed podpisaniem umowy zrób listę ważnych terminów, data czy okresów a następnie wpisz je do umowy np. do kiedy trzeba wystawić fakturę, na ile została podpisana umowa (tzw. czas trwania umowy), od kiedy umowa zaczyna działać (możesz umowę podpisać 1 października ale usługi otrzymasz dopiero od 1 grudnia), czas na płatność, czas na zgłoszenie uwag czy reklamacji, termin na odbiór, harmonogramy itd.

Komunikacja

Zdarzyło ci się, że ustaliłeś coś z pracownikiem drugiej strony, np. dodatkową usługę a potem szef czy kierownik z tej firmy wszystkiego się wyparł i odmówił zapłaty mówiąc Pan Maciej nie jest osobą decyzyjną? Dlatego w umowie B2B zawsze wpisuję:

• z kim należy się kontaktować w danej sprawie – kto może zatwierdzić dodatkowe usługi, z kim ustalać terminy np. montażu, dostawy czy harmonogram wykonania usług.
• adresy e-mail do kontaktu, zwłaszcza adres do wysłania faktury oraz adresy ludzi z powyższego punktu
• nr telefonów – jeśli faktycznie są potrzebne do szybkiej komunikacji.

Dodatkowo, możesz ustalić kiedy ustalenia są wiążące np. zmiany terminów muszą być potwierdzone mailem a nie SMSem. Unikniesz w ten sposób wielu nieporozumień.

Zmiany

Opisz podstawowe warunki zmiany umowy, np. ustal, że musi to być pisemny aneks. Możesz też napisać, że główne elementy zmieniacie aneksami ale do zmiany stawki wystarczy, że wcześniej wyślesz maila (tak, zmiana stawki to zmiana umowy). Dlatego zastanów się jakie elementy umowy mogą się zmieniać w trakcie trwania waszej współpracy i gdzie czekanie na podpis drugiej strony może cię dużo kosztować, najczęściej są to zmiany stawek przez rosnące koszty. W takiej sytuacji nie chcesz czekać trzy miesiące na odpowiedź klienta ale jeśli jesteś klientem możesz też nie chcieć zostać zaskoczonym. Wtedy możesz się umówić z dostawcą, że jego wynagrodzenie rośnie np. co roku o inflację albo procentowo o wzrost płacy minimalnej. Dzięki temu wzrost jest kontrolowany a ty wiesz skąd się bierze i kiedy nastąpi.

Rozwiązanie umowy

Umowa kończy się na wiele sposób – może zostać zrealizowana (dostaniesz zamówiony produkt czy oddasz klientowi aplikację), może też upłynąć czas na jaki została zawarta (przy umowach na czas określony). Można też umowę zakończyć i to te przypadki są ważne w umowie B2B. Do tego służą postanowienia o wypowiedzeniu oraz odstąpieniu od umowy, a każde z nich pasuje do nich sytuacji i służy do innego celu.

Wypowiedzenie

Wypowiedzenie kończy umowę, zwyczajowo ustala się tzw. okres wypowiedzenia czyli czas jaki upłynie między złożeniem odpowiedniego pisma a końcem umowy. Przy umowie dla firmy, warto wziąć pod uwagę różne scenariusze, takie jak natychmiastowe rozwiązanie umowy przy braku płatności oraz zwykłe z ustalonym okresem (tygodniowym, miesięcznym itp.). Zawsze też warto zastanowić się jak taki okres liczyć, nie raz firmy korzystają z tzw. okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, który ma swoje zalety oraz wady. Pamiętaj, że brak takich postanowień w umowie na określony czas (np. na rok) sprawi, że nie możesz jej wypowiedzieć wcale. Weź też pod uwagę, że pewnych rodzajów umów nie można wogóle wypowiedzieć.

Odstąpienie

Odstąpienie nie jest wypowiedzeniem a bardziej anulowaniem umowy i nie jest to prawniczy żargon a kwestia praktyczna. Jeśli przykładowo odstąpisz od umowy sprzedaży produktu to musisz ten produkt oddać (dlatego nie jest to wypowiedzenie), możesz też użyć odstąpienie by zabezpieczyć swoje interesy bez wchodzenia w długi spór z klientem. Jeśli z jakiejś przyczyny umówiony projekt się nie zacznie i wiesz, że opóźnienie wpłynie na twoje inne projekty pomyśl o dodaniu do umowy postanowienia o odstąpieniu – kiedy możesz odstąpić, do kiedy itd.

Elementy opcjonalne umowy dla przedsiębiorcy

Możesz też umieścić w kontrakcie inne elementy, jeśli faktycznie są potrzebne, między innymi:

• Poufność (NDA) – dodaj umowy lub podpisz osobną umowę o zachowaniu poufności, dzięki czemu możesz chronić firmowe tajemnice (np. bazy klientów, marże, kanały dostaw, kod źródłowy), więcej o takiej umowie pod tym linkiem.
• Zakaz konkurencji (NCA) – jeśli korzystasz z podwykonawcy zakaz konkurencji sprawi, że nie przejmie twoich klientów.
• Dedykowany sąd – możesz wpisać do umowy, w którym sądzie odbędzie się proces między wami.
• Prawo właściwe – jeśli podpisujesz umowę z zagraniczną firmą lub z jakiegoś powodu, chcesz wybrać prawo konkretnego kraju.
• Kary umowne – to dość wrażliwy temat, ale czasem są potrzebne, uważam, że stosowanie ogólnych kar umownych jest nie na miejscu, ale jest kilka sytuacji, gdy się przydają, głownie przy poufności oraz zakazie konkurencji.
• Powierzenie danych osobowych – to akurat preferuję podpisać jak osobną umowę lub załącznik, będzie ci potrzebne, jeśli usługa jest związana z danymi osobowymi, zwłaszcza gdy umowa obejmuje SaaS, hosting, księgowość, usługi kadrowe itp.

Nie wiesz co jest ważne dla twojej umowy? Napisz do mnie, pomagam przedsiębiorcom z branży IT i nie tylko. Jeśli masz pytania zapraszam do grupy prawo w IT by TechPrawnik oraz na mój kanał na YouTubie – TechPrawnik.