Umowa B2B a przejście z etatu: jak określić wynagrodzenie?

Uwaga! Obliczenia oraz przytoczone przykłady z tego artykułu są oparte o przepisy obowiązujące w 2024 r.

Niezależnie czy jesteś programistą czy też wykonujesz inny zawód, w pewnym momencie rozważysz rezygnację z etatu i założenie własnej działalności gospodarczej. Przejście z umowy o pracę (tzw. UoP) na umowę B2B to nie tylko kwestia formalnego założenia firmy. Kluczowym jest również dobra umowa B2B i przeliczenie pensji z umowy o pracę na stawki z umowy B2B, by nie stracić na całym tym procesie. Często bowiem firmy zaniżają wynagrodzenie, nie raz o kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Czasem jest to efekt błędów po ich stronie a innym razem korzystają z braku doświadczenia i wiedzy.

Kwoty w umowach B2B

W umowie B2B najczęściej używamy kwot netto, bo w większości wypadków do wynagrodzenia ustalonego w kontrakcie musisz doliczyć podatek VAT, oficjalnie zwanego podatkiem od towarów i usług. To dlatego w umowie B2B wynagrodzenie jest opisane jako „X zł netto powiększone o należny podatek VAT”. Przykładowo umawiając się na 20.000 zł netto wystawisz fakturę na 24.600 zł brutto, bo doliczysz 23% VATu. Kwotę w umowie zapisujemy netto plus VAT, ponieważ stawka VAT (procent jaki musisz doliczyć) może się zmienić wraz z zmianą prawa. Jest to duża różnica między umową o pracę gdzie pensję zapisuje się wprost, bez odesłania do podatków.

Przy ustalaniu wynagrodzenia w umowie B2B prawie zawsze rozmawia się o kwotach netto, ponieważ dla firm będących VATowcami, VAT jest neutralny (nie traktują go jako faktycznego wydatku). Wyjątkiem są firmy zwolnione z VATu, np. w sektorze medycznym czy finansowym (te firmy patrzą na brutto, ponieważ VAT nie jest dla nich obojętny). Łatwo to zauważyć, patrząc na ich ogłoszenia o współpracy B2B, gdzie kwoty netto często będą niższe niż w innych branżach. Stąd też te firmy wolą współpracować w oparciu o umowę o pracę.

Błędy przy ustalaniu wynagrodzenia B2B

Jest kilka błędów, które możesz popełnić ustalając swoją stawkę w umowie B2B. Podstawowym i dosyć częstym jest przyjęcie, że stawka netto na fakturze, to kwota brutto z umowy o pracę. Dlaczego jest to błąd? Przy umowie o pracę mamy trzy kwoty:

• Pensja brutto – stawka wpisana do umowy o pracę, od której firma, w której pracujesz odejmuje podatek (PIT) i składki (zdrowotną oraz tzw. składki ZUS, czyli m.in. emerytalną, rentową itd.).
• „na rękę” – to są pieniądze, które zostały po odjęciu wszystkich podatków i składek z pensji brutto – jest to kwota, którą pracodawca przelewa ci co miesiąc na konto. Zwana jest też pensją netto, ale żeby nie mieszać z B2B, przyjmijmy, że mówimy o kwocie „na rękę”.
• Super-brutto (inaczej brutto-brutto) – to faktyczny koszt pracodawcy, czyli pensja brutto plus składki (daniny państwowe), które firma musi zapłacić zatrudniając pracownika na etacie, głównie są to składki ZUS o czym poniżej.

Czym jest super brutto?

Firma zatrudniając pracownika na UoP nie tylko potrąca podatki oraz ZUS z jego pensji. Musi też sama zapłacić, z swoich pieniędzy, dodatkowe składki ZUS za pracownika np. emerytalną. Przeciętnie do pensji brutto z umowy o pracę firma musi dopłacić ok. 20%, co przy pensji specjalisty jest dość sporą kwotą (kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie) ale nie jest ona stała. Kiedy pensja roczna przebija 30 średnich krajowych ten procent maleje, ponieważ w Polsce obowiązuje limit składek ZUS – od tego co zarobisz ponad 30 średnich krajowych, nie pobiera się ZUSu (o czym nieco więcej w dalszej części tekstu).

A jak to wygląda w praktyce?

Przy pensji 20.000 zł brutto miesięcznie (czyli wpisanej do UoP), rocznie kwota brutto to 240.000 zł brutto a firma musi do tego dołożyć ok. 48.000 zł. Czyli w sumie umawiając się z pracownikiem na 20.000 zł miesięcznie, zamiast zapłacić 240.000 zł w ciągu roku, to tak naprawdę firma musi wydać ok. 288.000 zł i to jest właśnie kwota super brutto.

Jak widzisz wpisując do umowy B2B kwotę brutto z umowy o pracę zamiast super brutto tracisz w ciągu roku spore kwoty. Przykład:

• 10.000 zł brutto/msc stracisz ok. 24.000 zł rocznie
• 20.000 zł brutto/msc stracisz ok. 48.000 zł rocznie

Zatem, jeśli super brutto, to faktyczny koszt dla firmy, to przyjęcie tej kwoty jako netto do umowy B2B nie jest dla niej problemem. W końcu wydadzą na ciebie tyle samo co na pracownika na UoP a nawet mniej, bo odpadają różne dodatkowe wydatki jak np. BHP czy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) a lista ta jest dużo dłuższa.

Roczne super brutto

Tutaj ważna uwaga, do wszystkich wyliczeń stosujemy roczną kwotę super brutto (wynika to z limitu składek ZUS, o którym pisałem wyżej). Limit o którym napisałem wyżej dotyczy dwóch składek ZUS (emerytalnej i rentowej). W miesiącu, w którym przekroczysz limit to od nadwyżki nie płacisz tych składek. Z tego powodu kwoty super brutto mogą się różnić w poszczególnych miesiącach.

Przykładowo – jeśli twoja pensja, to 25.000 zł brutto na UoP, super brutto w styczniu wychodzi ok. 30.000 zł (czyli firma dokłada do kwoty brutto 5.000 zł), w październiku osiągasz limit, a super brutto spada do ok. 27.600, natomiast od listopada, przy tej samej pensji jest to już ok. 26.000 zł (bo firma płaci tylko niektóre składki, np. na Fundusz Pracy czy wypadkową). Przy obliczaniu kwoty super brutto najlepiej posłużyć się dedykowanym kalkulatorem np. tym https://www.bankier.pl/narzedzia/kalkulator-placowy. Kwota która cię interesuje znajduje się w zakładce “Pracodawca” w prawym dolnym rogu kolumny “Koszty”

Ryczałt, dniówka i stawka godzinowa

Wiemy, że naszym punktem wyjścia jest roczna kwota super brutto, pytanie brzmi jak wyliczyć stawkę netto. Jak pewnie wiesz, trzy najczęstsze metody rozliczania się na umowie B2B to:

• Stała stawka miesięczna – tzw. ryczałt. Co miesiąc wystawisz firmę fakturę na taką samą kwotę.
• Dniówka – jesteś umówiony na stawkę za każdy przepracowany dzień.
• Stawka godzinowa – za każdą godzinę usług na B2B dostajesz umówioną kwotę.

Dla każdej z nich wynagrodzenie B2B przelicza się z umowy o pracę nieco inaczej.

Ryczałt

Przy stałej stawce miesięcznej, jest to dość prosta operacja – dzielimy roczną kwotę super brutto przez 12 miesięcy. Czyli przeliczając 20.000 zł brutto z umowy o pracę na umowie B2B jest to kwota 24.000 zł netto (240.000 zł : 12 miesięcy = 24.000 zł/miesiąc).

(UWAGA! Takie wyliczenie zakłada, że masz faktyczną umowę ryczałtową w której firma nie pomniejsza wynagrodzenia za dni, kiedy nie świadczysz usług np. bierzesz urlop czy chorujesz).

Dniówka i stawka godzinowa

Dniówkę oraz stawkę godzinową liczy się w nieco bardziej skomplikowany sposób. Trzeba zacząć od tego, że w każdym miesiącu pracujemy inną liczbę dni a przez to godzin.

• Po pierwsze miesiące mają różną liczbę dni.
• Po drugie, czasem wypadają różnego rodzaju dni wolne od pracy (np. Boże Narodzenie) co redukuje liczbę dni roboczych.
• Po trzecie na etacie są też dodatkowe dni jak wolne za święto w sobotę (np. jeśli 11 Listopada wypada w sobotę to firma daje pracownikom ekstra dzień wolnego w tygodniu).

Dodajmy do tego, że przy dniówce oraz stawce godzinowej na B2B za urlop czy chorobowe firma nie zapłaci ci ani grosza (bo nie możesz wystawić faktury np. na 8h usług w dniu wolnym – to będzie pusta faktura i prosisz się wtedy o kłopoty). Więc jak wyliczyć w praktyce stawkę godzinową lub dniówkę?

W każdym roku jest nieco inna liczba dni roboczych. Jeden dzień roboczy (pracujący) to 8 godzin pracy na etacie. Tak to wyglądało w ostatnich latach:

• W 2023 r. mieliśmy 250 dni pracujących, czyli 2 000 godzin rocznie
• W 2024 r. mamy 251 dni pracujących, czyli 2 008 godzin rocznie
• W 2025 r. będziemy mieli 250 dni pracujących, czyli 2 000 godzin rocznie

Przyjmijmy więc, że rok ma 2008 godzin roboczych (251 dni * 8h). Od tej liczby trzeba odjąć urlop – 26 dni po 8h każdy, czyli 208 godzin/rok. W takim razie w 2024 r. mamy pulę 225 dni (1800 godzin), które faktycznie przepracujesz na UoP (2008-208 = 1800) a chcemy, żeby na B2B otrzymać dokładnie taką samą kwotę jaką wydaje na ciebie pracodawca przy UoP. Dlatego wynagrodzenie na umowie B2B obliczymy dzieląc roczne super brutto z umowy o pracę przez roczną liczbę godzin faktycznej pracy. Trzymając się przykładu 20.000 zł brutto – roczne zł super brutto wynosi 288.000 czyli stawka godzinowa musi wynieść 160 zł + VAT za godzinę na umowie B2B, żeby zarobić tyle samo co pracując na UoP biorąc urlop (288.000 zł : 1800h = 160 zł/h).

Dla stawki dziennej liczymy podobnie – dzielimy roczne super brutto przez liczbę dni roboczych. W takim wypadku dla 20.000 zł brutto na UoP stawka dzienna na B2B powinna wynosić 1.280 zł + VAT (288.000 zł : 225 dni = 1.280 zł/dzień).

Skąd się biorą różnice?

Jak widać, jest spora różnica między stawką, obliczoną moją metodą a tym, ile często oferują firmy. Dla pensji 20.000 zł brutto na UoP firmy najczęściej oferują 120 zł/h + VAT na B2B. Dlaczego? Bo stawkę godzinową liczą, po pierwsze od kwoty brutto, a po drugie według średniej liczby godzin pracy w miesiącu, czyli 168h, chociaż nie jest to odpowiednia liczba bo uwzględnia też urlop. Stąd stawka 120 zł/h +VAT (20.000 : 168 = 119,05 zł/h co jest zaokrąglane do 120).

Ile wynosi różnica, jeśli zgodzisz się na nią? Policzmy – zakładam, że wykorzystujesz 26 dni wolnego w roku i rozliczasz się godzinowo – czyli pracujesz 1800 godzin rocznie. Gdybyś obliczył stawkę godzinową moją metodą (160 zł/h + VAT) to w ciągu roku wystawisz faktury na 288.000 zł netto. Jeśli zaś zgodzisz się na stawkę podaną przez firmę (120 zł/h + VAT), to wystawisz faktury na 216.000 zł netto, czyli o 72.000 zł mniej. Sporo, czyż nie?

Czy niższa stawka ma sens przy niższym podatku?

Czasem słyszę, że programista oraz dowolny inny kontraktor na B2B nie powinien używać kwoty super brutto do obliczenia wynagrodzenia, ponieważ zaoszczędzi na podatkach i powinien się podzielić z firmą tą oszczędnością. Moim zdaniem nie jest to dobry argument.

• Po pierwsze, wybierając umowę B2B bierzesz na siebie dodatkowe ryzyka i koszty np. prawnika do sprawdzenia kontraktu, księgowość, obowiązek zapłacenia podatków nawet jak firma nie wypłaciła ci pieniędzy (a są jeszcze kontrole i kary skarbowe) czy bezpłatne chorobowe.
• Po drugie, firma zatrudniając cię na B2B zamiast na UoP sama oszczędza na różnych związanych z tym wydatkach np. BHP, nie wypłaca chorobowego itd.
• Po trzecie, tracisz ochronę, którą daje ci prawo jako pracownikowi a wpadasz w ostre reguły obowiązujące przedsiębiorców.
• Po czwarte, nie dostaniesz od firmy benefitów, bo nie może ci ona dopłacić np. do ubezpieczenia medycznego, nie wypłaci premii rocznej (bonusu), ani PPK (Pracowniczy Plan Kapitałowy – firma dopłaca pracownikom od 1,5%-2% pensji brutto).
• Po piąte i najważniejsze, na B2B zarabiasz więcej dzięki temu, że płacisz ryczałtowy ZUS, który możesz ustalić sam na najniższym poziomie zamiast płacić procentowy ZUS na etacie (ok. 28% super brutto). Czyli z pieniędzy, które wypłaci ci firma musisz sam odłożyć na swoją emeryturę, chorobę czy zabezpieczyć się, jeśli nie będziesz już mógł pracować.

Dlatego, jeżeli kwota brutto z umowy o pracę będzie kwotą netto na umowie B2B, to różnica w zarobkach jest zbyt mała by brać na siebie wszystkie ryzyka i koszty. W takiej sytuacji lepiej wybrać umowę o pracę. Żeby nie być gołosłownym tak wygląda porównanie miesięcznych zarobków na czysto:

• Umowa o pracę, 20.000 zł brutto to ok. 12.580 zł na rękę (średnia miesięczna pensja z całego roku)
• Umowa B2B, ryczałtowe 20.000 zł + VAT (netto), przy podatku liniowym to ok. 14.230 zł na rękę miesięcznie (1.650 zł więcej miesięcznie)
• Umowa B2B, ryczałtowe 24.000 zł + VAT (czyli super brutto od 20.000 zł na UoP), przy podatku liniowym to ok. 17.300 zł na rękę (4.720 zł więcej niż przy UoP).

Dla łatwiejszych obliczeń kwoty na czysto zaokrągliłem i przyjąłem, że na B2B nie masz kosztów.

Co zrobić, jeśli firma nie zgadza się na taką stawkę?

Negocjuj i edukuj. Większość firm źle liczy te stawki, ponieważ ludzie w nich pracujący nie wiedzą, że firma do etatu musi dopłacić ok. 20% w ramach super brutto. Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli się im to wyjaśni i pokaże na realnych obliczeniach, że wydadzą te same pieniądze na wynagrodzenie B2B jak na UoP, to praktycznie zawsze zgadzają się na te warunki.

A jeśli firma się nie zgadza to są trzy opcje – wziąć etat, zgodzić się na proponowaną stawkę albo poszukać innej oferty.

Nie wiesz jak przekonać firmę? Masz problem z umową? Napisz do mnie, negocjuję kontrakty B2B dla programistów i innych specjalistów.

Zajrzyj też do grupy na Facebooku https://www.facebook.com/groups/techprawnik